La troisième période du dispositif des Certificats d’Économies d’Énergie (CEE) a vu ses modalités de dépôt de dossier de demande évoluer vers un système simplifié. Le dossier de demande de CEE portant sur des opérations standardisées est désormais constitué principalement des données relatives au demandeur de CEE et de la synthèse des opérations pour lesquelles sont demandés les CEE. Des éléments supplémentaires sont exigés pour les dossiers comportant des opérations dites spécifiques et pour les demandes portant sur la contribution aux programmes mentionnés à l’article L. 221-7 du code de l’énergie

Attention : Seuls peuvent déposer des dossiers de demande de CEE auprès du Pole National des Certificats d’Économie d’Énergie les acteurs éligibles définis à l’article L221-7 du code de l’énergie qui ont ouvert un compte sur le registre national des CEE. Cela concerne les fournisseurs d'énergie, les délégataires et, l'Anah, ainsi que les bailleurs sociaux et les collectivités territoriales avec leurs groupements et leurs établissements publics.
La constitution d’un dossier de demande de CEE dépend du type d’opérations : Standardisées ; Spécifiques ; Programmes pour lesquelles sont demandés des CEE. Néanmoins, chaque demande doit obéir à des dispositions réglementaires communes, récapitulées dans ce chapitre

La constitution d’un dossier de demande de CEE est définie par l’article 4 de l’arrêté du 4 septembre 2014 fixant la liste des éléments d’une demande de certificats d’économies d’énergie et les documents à archiver par le demandeur.
Cet article détaille les pièces constitutives d’un dossier selon que les demandes portent sur des opérations relevant des fiches d’opérations standardisées d’économies d’énergie, sur des opérations spécifiques ou sur la contribution aux programmes mentionnés à l’article L. 221-7 du code de l’énergie.
A noter, pour les demandes portant sur des opérations relevant des fiches d’opérations standardisées d’économies d’énergie, le dossier de demande de CEE à transmettre à l’administration ne comporte pas les pièces justificatives relatives aux opérations d’économies d’énergie, définie par l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité. Ces pièces sont à archiver par le demandeur, pour une durée de 6 ans, et pourront lui être exigées par l’administration dans le cadre d’un contrôle.
Enfin, l’arrêté du 4 septembre 2014 précité a fait l’objet de modifications, il appartient aux demandeurs de tenir compte des évolutions réglementaires depuis la première version de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité et des éventuelles évolutions à venir au moment de leur demande de CEE

Le dossier de demande se compose :
1. d’un dossier de demande de certificats d’économies d’énergie papier dûment renseigné et signé par le demandeur ou, le cas échéant son mandataire qui doit être envoyé directement au pôle national.
2. d’un volet numérique déposé via le site Internet du registre national des CEE ( www.emmy.fr)

Le dossier de demande de certificats d’économies d’énergie papier est renseigné et généré à partir du site internet du registre national des CEE, il permet de répondre aux points exigés par l’annexe 2 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité concernant :

1. L’identification du demandeur et, le cas échéant de son mandataire ; un manuel produit par le teneur du registre détaille les étapes nécessaires pour enregistrer sur EMMY les informations concernant un mandataire (voir ci-après au paragraphe Mandataires)
2. L’attestation du demandeur du respect des dispositions de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité et, le cas échéant, des caractéristiques exigées par les arrêtés définissant les opérations standardisées d’économies d’énergie pour les opérations de sa demande
3. L’attestation du demandeur du respect des dispositions de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité et, le cas échéant, des caractéristiques exigées par les arrêtés définissant les opérations standardisées d’économies d’énergie pour les opérations de sa demande

Le dossier de demande de certificats d’économies d’énergie papier mentionne en première page le type d’opérations concernées (standardisées, spécifique, programme) et le montant sur lequel porte la demande de CE

Pour les demandes portant sur des opérations relevant des fiches d’opérations standardisées d’économies d’énergie ou sur des opérations spécifiques, un ou plusieurs tableau(x) récapitulatif(s) des opérations pour lesquelles sont demandées des CEE doi(ven)t être transmis électroniquement à l’administration, via le site du registre national des CEE. Ce(s) tableau(x) doi(ven)t être transmis sous format électronique, il n’est pas attendu qu’une version au format papier soit transmise à l’Administration.
Ce(s) tableau(x) doi(ven)t être conformes aux exigences de l’annexe 6 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité et doivent être transmis selon que les opérations concernent des bénéficiaires personnes physiques, des personnes morales, et/ou sur des tableaux spécifiques si des CEE sont demandés pour des opérations portant sur des fiches d’opérations standardisées définissant leurs propres tableaux récapitulatifs.
Par exemple, si un dossier comporte des opérations dont les bénéficiaires sont des personnes physiques, des personnes morales, ainsi que des opérations relevant de la fiche d’opérations standardisée TRA-EQ-101, la demande devra comporter 3 tableaux récapitulatifs d’opérations.
Pour rappel, un tableau est également exigé lorsque la demande porte sur des opérations spécifiques. Dans ce cas la référence de la fiche d'opération standardisée est remplacée par SPE-YYY(Y)-XX où YYY(Y) correspond au secteur d'activité principal de l'opération spécifique : AGRI pour le secteur agricole, BAR pour le secteur résidentiel, BAT pour le secteur tertiaire, IND pour le secteur industriel, RES pour le secteur des réseaux et TRA pour le secteur des transports.
Toute erreur dans un tableau récapitulatif des opérations pour lesquelles sont demandées des CEE conduit à la non-recevabilité d’un dossier de demande et à une demande de complément de la part du Pôle National des CEE (PNCEE). Il convient donc d’être vigilant quant aux informations renseignées dans les tableaux récapitulatifs comme par exemple le numéro d’identification SIREN des personnes morales mentionnées dans le tableau. De même, une adresse doit être suffisamment précise pour localiser de manière fiable une opération. A titre d’exemple, l’adresse « 2/10 rue Victor Hugo » est insuffisamment précise, il faut renseigner chaque numéro de l’adresse concernée par l’opération, par exemple « 2, 4, 6, 8, 10 rue Victor Hugo »

Conformément au point 1 de l’annexe 2 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité, la première demande au cours d’une période d’obligations d’économies d’énergie doit comporter l’identification du demandeur par un extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (extrait K bis) ou au répertoire des métiers, ou extrait de situation au répertoire SIRENE. Si en cours de période la structure juridique du demandeur est amenée à changer, la demande doit comporter une présentation des modifications intervenues et une justification que le demandeur demeure éligible au dispositif des certificats d’économies d’énergie. Cette présentation doit être accompagnée d’une copie, datant de moins de trois mois, de l’extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (extrait K bis) ou au répertoire des métiers.

En plus de ces exigences génériques pour toute première demande, plusieurs cas sont à distinguer selon le type de demandeur.

Pour les obligés du dispositif des CEE tels que mentionnés à l’article L.221-1 du code de l’énergie, la première demande doit comporter une déclaration certifiée par un expert- comptable ou un commissaire aux comptes ou, pour les régies, par leur comptable public des volumes d’énergie mis à la consommation ou vendu sur le territoire national durant l’année civile précédant l’année de la demande, ces volumes devant être supérieurs au(x) seuil(s) concerné(s) fixé (s) à l’article R221-3 du code de l’énergie. Par dérogation, la déclaration certifiée par un expert- comptable ou un commissaire aux comptes peut porter sur l’année en cours de la demande ou indiquer que ses ventes d’énergie durant l’année civile précédant l’année de la demande dépassent le seuil fixé à l’article R221-3 du code de l’énergie.

La première demande d’un obligé du dispositif des CEE doit également comporter une attestation sur l’honneur de sa part indiquant qu’il n’a pas délégué la totalité de son obligation et qu’il demeure obligé au titre de l’article L.221-1 du code de l’énergie.

Pour les délégataires d’obligations d’économies d’énergie, la première demande doit comporter une copie du courrier de l’Administration désignant cette entité comme délégataire d’obligations d’économies d’énergie.
Les demandeurs non obligés désignés par l’article L.221-7 du code de l’énergie, comme les collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales ou un de leurs établissements publics, ne sont pas tenus de transmettre d’éléments complémentaires. Néanmoins ceux-ci doivent tenir à disposition de l’administration tout document complémentaire permettant de justifier leur éligibilité au dispositif des CEE.
Séparation des opérations standardisées, spécifiques et programmes et seuil de dépôt minimal

Une demande de CEE ne peut porter que sur un type d’opération à la fois, standardisées, spécifiques ou programmes mentionnés à l’article L. 221-7 du code de l’énergie.

L’article 8 de l’arrêté du 29 décembre 2014 relatif aux modalités d’application de la troisième période du dispositif des certificats d’économies d’énergie dispose qu’une demande de certificats d’économies d’énergie porte sur un volume minimal de

1. 50 millions de kilowattheures d’énergie finale cumulée actualisés (cumac) pour une demande portant sur des opérations standardisées
2. 20 millions de kilowattheures d’énergie finale cumulée actualisés (cumac) pour une demande portant sur des opérations spécifiques
3. 0 millions de kilowattheures d’énergie finale cumulée actualisés (cumac) pour une demande portant sur la contribution aux programmes mentionnés à l’article L. 221-7 du code de l’énergie

Néanmoins, conformément à l’’article R221-23 du code de l’énergie, par dérogation tout demandeur peut déposer une fois par année civile une demande dont le volume est inférieur au seuil portant sur des opérations standardisées, une demande dont le volume est inférieur au seuil portant sur des opérations spécifiques et une demande dont le volume est inférieur au seuil portant sur la contribution aux programmes mentionnés à l'article L. 221-7 du code de l’énergie

Afin d’atteindre le seuil minimal de dépôt prévu par l’arrêté du 29 décembre 2014 précité, les demandeurs ont la possibilité de se regrouper en désignant une personne morale en tant que regroupeur. Pour rappel, un dossier en regroupement ne peut regrouper que des personnes éligibles au dispositif des CEE désignés par l’article L.221-7 du code de l’énergie, tant pour ses membres que pour le regroupeur. Il n’est en revanche pas exigé que le regroupeur demande pour son propre compte des CEE dans une demande le désignant comme regroupeur.

Tout dossier de demande en regroupement doit comprendre les mêmes éléments que ceux d’une première demande pour le regroupeur et ses membres, soit les pièces prévues au point 2 de l’annexe 2 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité, en plus des pièces exigées pour toute demande de CEE. Cette disposition reste valable pour plusieurs demandes en regroupement comportant le même regroupeur et les mêmes membres.

A noter, le regroupeur agit pour le compte des membres du regroupement, il n’a en théorie pas de rôle dans la mise en œuvre des opérations d’économies d’énergie des membres du regroupement, ceux-ci devant notamment, sauf dispositions contraires, justifier leur rôle actif et incitatif pour les opérations pour lesquelles sont demandés des CEE. De même, un tableau récapitulatif d’opérations doit dans le cas d’un regroupement désigner chaque membre le concernant comme demandeur pour les opérations le concernant. Le regroupeur ne doit pas apparaître comme le demandeur pour toutes les opérations.

Enfin, pour rappel dans le cas de collectivités territoriales demandant des CEE par l’intermédiaire d’une société publique locale ou tout autre schéma équivalent, en l’absence de transfert de compétence vers cette société publique locale au sens de l'article L. 1321-2 du code général des collectivités territoriales ou de rôle actif et incitatif de cette société publique locale vers les collectivités territoriales, la demande des CEE doit être déposée en regroupement par la société publique locale pour les collectivités territoriales

our tout dépôt d’un dossier de demande de CEE pour lequel une tierce personne dépose un dossier au nom d’un demandeur, la demande doit comporte un exemplaire du mandat conclu entre les parties précisant :

1. pour le mandant: nom, adresse du siège social, numéro SIREN, nom et qualité de la personne qui donne le mandat
2. pour le mandataire: nom, adresse du siège social, numéro SIREN, nom et qualité de la personne qui reçoit le mandat
3. a durée; et son périmètre détaillé (dépôt des demandes, délégations, relations avec l’autorité administrative compétente, etc.).
   Cette disposition reste valable pour toute nouvelle demande de CEE concernant un même demandeur et un même mandataire pendant la durée du mandat.
   Un manuel produit par le teneur du registre détaille les étapes nécessaires pour enregistrer sur EMMY les informations concernant un mandataire
4. Guide de création d'un mandataire CEE sur le registre EMMY (pdf - 2.57 Mo)

En plus des exigences génériques mentionnées ci-dessus, des pièces complémentaires sont exigées en fonction du type d’ opérations constituant le dossier : opérations standardisées, spécifiques, ou portant sur les programmes mentionnés à l'article L. 221-7 du code de l’énergie.

Opérations standardisées : pièces justificatives archivées par le demandeur
Pour les dossiers de demande portant sur des opérations standardisées, les pièces constituant la demande de CEE sont les pièces transmises à l’appui de la demande de CEE telle que définie dans les exigences génériques ci-dessus et par l’annexe 2 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité. Les pièces justificatives relatives aux opérations d’économies d’énergie définies par l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité sont à archiver par le demandeur et ne sont pas à transmettre à l’Administration, sauf demande expresse de cette dernière.

Dans le cadre des contrôles de la régularité de la délivrance des certificats d'économies d'énergie, l’article R222-4 du code de l’énergie dispose que le premier détenteur d'un certificat d'économies d'énergie tient à la disposition de l’administration l'ensemble des pièces justificatives relatives aux opérations d’économies d’énergie pendant une durée de six ans à compter de la délivrance du certificat d'économies d'énergie. En cas de regroupement, le regroupeur, en tant que premier détenteur des CEE, est la personne en charge d’archiver les pièces justificatives relatives aux opérations d’économies d’énergie.


Au travers des pièces justificatives relatives aux opérations d’économies d’énergie, les demandeurs doivent veiller au respect des points précisés à l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité, portant sur :
1. l’identification du bénéficiaire
2. la preuve de réalisation de l'opération
3. le rôle actif et incitatif
4. les dates d'engagement et d'achèvement des opérations
5. les attestations sur l'honneur standardisées
6. le respect des critères et conditions des fiches
7. le non cumul avec d’autres dispositif (Fonds Chaleur, ETS)
8. les critères de précarité énergétique

Le dossier de demande transmis au PNCEE ne doit pas comporter ces pièces justificatives relatives aux opérations d’économies d’énergie. Il est de la responsabilité du demandeur de s’assurer du respect des exigences des points précisés à l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité et des dispositions prévues par les fiches d’opérations standardisées d’économies d’énergie. Les pièces justificatives ne sont pas tenues d’être instruites lors de la demande de CEE si elles sont jointes à la demande sans qu’il n’en ait été fait la demande.

ATTENTION : l’ensemble des pièces justificatives relatives aux opérations d’économies d’énergie doivent avoir été établies au plus tard au moment du dépôt de la demande de CEE.


Opérations spécifiques : pièces constitutives du dossier de demande
Pour les dossiers de demande portant sur des opérations spécifiques, les pièces constituant la demande de CEE sont le dossier de demande tel que défini dans les exigences génériques ci-dessus et les pièces justificatives relatives aux opérations d’économies d’énergie définie par les annexes 4 et 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité. Selon ces dispositions réglementaires, le dossier d’une demande de CEE portant sur une opération spécifique doit comporter un dossier administratif et un dossier technique.

Le dossier administratif d’une demande CEE d’opération spécifique comporte, en plus des exigences génériques relatives aux dossiers de demande de CEE, les éléments suivants

1. La justification que l’opération n’a pas été réalisée dans le seul but de respecter la réglementation en vigueur (Exemple : si l’opération consiste à remplacer un équipement existant, le demandeur fournira les références des réglementations s’appliquant à cet équipement et expliquera en quoi ces réglementations ne rendent pas ce remplacement obligatoire)
2. Une attestation sur l’honneur signée par le bénéficiaire de l’opération d’économies d’énergie du rôle actif et incitatif du demandeur dans la réalisation de cette opération
3. Une attestation sur l’honneur signée par le bénéficiaire de l’opération précisant son engagement à fournir exclusivement au demandeur les documents permettant de valoriser cette opération au titre du dispositif des certificats d’économies d’énergie et à ne pas signer d’attestation sur l’honneur semblable avec une autre personne morale dans le cadre du dispositif des certificats d’économies d’énergie
4. Une attestation sur l’honneur signée par le professionnel mettant en œuvre ou assurant la maîtrise d’œuvre de l’opération précisant son engagement à fournir exclusivement au demandeur les documents permettant de valoriser cette opération au titre du dispositif des certificats d’économies d’énergie et à ne pas signer d’attestation sur l’honneur semblable avec une autre personne morale dans le cadre du dispositif des certificats d’économies d’énergie.

1. Un audit énergétique
2. Une description de la situation avant l’opération
3. Une description de la situation de référence
4. Une description de la situation prévisionnelle après l’opération
5. Un calcul des économies d’énergie annuelles attendues, du montant des certificats demandés et une justification du choix de la durée de vie retenue
6. Un calcul du Temps de Retour Brut (TRB) de l’opération
   Une demande d’opération spécifique doit être faite en trois exemplaires dont un exemplaire numérique. ATTENTION : Contrairement aux dossiers de demande portant sur des opérations standardisées, l’ensemble des pièces d’un dossier de demande portant sur des opérations spécifiques doit être transmis au PNCEE.

• Guide des opérations spécifiques dans des installations fixes(ADEME)
  Programmes mentionnés à l'article L. 221-7 du code de l’énergie
  Pour les dossiers de demande portant sur des programmes mentionnés à l'article L. 221-7 du code de l’énergie, les pièces constituant la demande de CEE sont le dossier de demande tel que défini dans les exigences génériques ci-dessus et les pièces justificatives définies par l’annexe 3 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité.
  
  
  Cette annexe 3 dispose que la demande de CEE portant sur un programme mentionné à l'article L. 221-7 du code de l’énergie comporte la justificati
• que les fonds ont été versés par le demandeur à la maîtrise d’ouvrage du programme ainsi que la date du ou des versements de cette contribution, apportée par une attestation sur l’honneur délivrée par le maître d’ouvrage du programme; ou

Envoi des dossiers de demande au PNCEE
Le pôle national des certificats d’économies d’énergie (PNCEE) est l’entité en charge de l’instruction des demandes de CEE. Les dossiers, ainsi que les éventuels compléments de dossier, doivent lui être adressés par courrier aux adresses ci-dessous.
Adresse pour les envois postaux :
Pôle national des certificats d’économies d’énergie
Direction générale de l’énergie et du climat
Ministère de l’environnement, de l’énergie et de la mer
Tour Pascal
92055 LA DEFENSE Cedex
 
Adresse pour les sociétés de livraison (livraison en main propre uniquement, de 9h à 12h tous les jours ouvrés sauf le mardi matin puis de 14h à 17h) :
Tour Séquoia
1 place Carpeaux
92800 PUTEAUX

Dans le cadre des évolutions réglementaires détaillées dans le code des relations entre le public et l’administration, précisées notamment aux articles L112-1 à L112-15, de nouvelles modalités de saisine et d’échange par voie électronique doivent être mises en place d’ici le 31 décembre 2017 au bénéfice des acteurs utilisant le dispositif des CEE.
Les modalités de dépôt de dossiers de demande de CEE dématérialisé seront précisées une fois celles-ci définitivement adoptées.

Ce chapitre recense les non-conformités les plus couramment rencontrées par le PNCEE lors de l’instruction de dossiers de demande de CEE. Ces non-conformités ont abouti à la non-recevabilité des dossiers concernés et à un allongement des délais d’instruction. Pour rappel, l’Administration est tenue de répondre à une demande de CEE sous un délai de deux mois à la date de réception d’un dossier complet et conforme.

1. Dossier de demande de CEE et volet numérique
2. Dossier de demande avec la mention « projet » en filigrane, susceptible d’être non finalisé ;
3. Absence de l’ensemble des informations requises du signataire ou de la personne à contacter au sujet du dossier
4. Tableaux des opérations
5. Format du tableau d’opérations non respecté
6. Numéros d’identification SIREN erronés
7. Délai inférieur à un an entre la fin d’opération et la date de dépôt non respecté
8. En cas de première demande
9. Absence du document d’identification (K-bis ou extrait de situation au répertoire SIRENE)
10. Absence de la preuve d’éligibilité (volumes de ventes ou lettre de délégation)
11. Absence de l’attestation de non-délégation
12. En cas de regroupement
13. Absence du document d’identification (K-bis ou extrait de situation au répertoire SIRENE) des membres du regroupement
14. Absence de la preuve d’éligibilité (volumes de ventes ou lettre de délégation) des membres du regroupement
15. Informations sur le regroupeur indiqués dans les colonnes des tableaux récapitulatifs réservées au demandeur au lieu des informations sur les membres du regroupement
16. En cas de dépôt par un mandataire
17. Absence des informations concernant le mandataire dans le dossier de demande
18. Absence du mandat entre le demandeur et son mandataire

Cette procédure doit être respectée par le demandeur des CEE dès qu’une modification du contenu du volet numérique du dossier enregistré via la plate-forme Emmy est nécessaire, à la suite d’une demande de compléments ou d’une lettre de non recevabilité transmise par le PNCEE.
À la suite d’une demande de compléments ou d’une lettre de non recevabilité, des éléments complémentaires et/ou certaines pièces nécessaires à la bonne instruction du dossier de demande de certificats d’économies d’énergie doivent être fournis directement au PNCEE par le demandeur. Toutefois, les compléments d’information apportés peuvent conduire le demandeur à modifier des éléments figurant dans le volet numérique du dossier.

À cet effet, il convient de demander le "déverrouillage" du dossier sur Emmy, afin que le demandeur puisse effectuer ces modifications. Dans ce but, le demandeur se connecte sur son dossier via la plate-forme Emmy et en demande le "déverrouillage".

Un courriel automatique est envoyé au PNCEE lors de l'activation de ce bouton. Ensuite, un courriel automatique transmis par le registre informera le demandeur dès le "déverrouillage" du dossier effectué par le PNCEE. Le demandeur sera alors en mesure de modifier le volet numérique du dossier, en procédant, le cas échéant, à la mise à jour du (des) tableau(x) récapitulatif(s) des opérations joint au volet numérique.

Afin d’éviter la multiplication des courriels, il est fortement recommandé de ne plus utiliser la procédure précédente et de ne pas doubler la demande faite via Emmy par un mail sur la boite mail du PNCEE.

Le demandeur mentionnera impérativement dans la partie "Commentaires" du volet numérique modifié du dossier :

1. qu’il s’agit d’une modification du volet numérique du dossier
2. l’indice et la date de cette modification. En effet, les modifications seront indicées pour en conserver la trace chronologique – Indiquer « Modification indice 1 » pour la première modification et ainsi de suite
3. l’identification précise des opérations modifiées et/ou supprimées ainsi que la nature des modifications apportées
4. un engagement sur la non modification des autres opérations par rapport au volet numérique initial

Une fois les modifications effectuées, le dossier devra obligatoirement être re-verrouillé par le demandeur pour que son instruction puisse être poursuivie par le PNCEE.

*Uniquement pour les dossiers papiers : la nouvelle version papier du volet numérique, dûment complétée et signée, sera obligatoirement transmise au PNCEE par courrier, accompagnée le cas échéant d’une nouvelle version papier du (des) tableau(x) récapitulatif(s) des opérations de la demande.
*Pour toutes les demandes : les autres éléments de réponse nécessaires à la poursuite de l’instruction de la demande seront également transmis directement au PNCEE, par courrier ou par mail. Ils devront notamment mentionner la modification, sous Emmy, du volet numérique du dossier.